수입 물류비용 정산서 관리 - 전직 SCM 조달 담당자가 말하는 디지털 포워딩 쉽다의 장점

SCM 조달 담당자들의 빠른 수입물류 비용 정산서 검증 및 송금 그리고 포워더의 신속한 입금 확인이 이루어진다면 더욱 원활하게 반출이 가능하겠죠.

Sep 02, 2023

수입 물류비용 정산서 관리 - 전직 SCM 조달 담당자가 말하는 디지털 포워딩 쉽다의 장점

Contents

이런 절차들을 사람을 통하지 않고, 디지털로 대체할 수 있다면 어떨까요?[기존 포워더와의 거래 시 불편한 점 1. 이메일로 받는 비용 정산서][기존 포워더와의 거래 시 불편한 점 2. 정산서 검증의 불편함][기존 포워더와의 거래 시 불편한 점 3. 입금 및 계산서 발행 여부 확인의 어려움][해결 1. 쉽다의 정산서 관리 기능][해결 2. 간편한 비용 검증][해결 3. 유선 없이도 확인가능한 입금 및 세금계산서 발행 여부]

물품을 수입할 때, "예정된 납기일 내에 수령"하고자 빠른 수입 운송을 진행할 수 있도록 노력합니다. 그러나 태풍, 코로나19 등의 복합적인 요인으로 인해 운송에도 차질이 발생하곤 하는데요. 여러 외부적인 영향을 받기 때문에 원하는 대로 운송을 통제하기 어렵죠.

그럼에도 이 화물 운송이 빠르게 진행될 수 있도록 화주(고객사)분들이 직접적으로 영향을 끼칠 수 있는 부분이 있습니다. 입항 후 화물이 제때 반출이 이뤄질 수 있도록 하는 것인데요. 운임, 보관료와 같은 비용이 발생하였을 때 화주(고객사)분들의 빠른 검증 및 송금 그리고 포워더의 신속한 입금 확인이 이루어진다면 더욱 원활하게 반출이 가능하겠죠.

그러나 현재의 정산서 청구, 입금 확인의 프로세스는 무조건 사람을 통해서 가능하다 보니 굉장히 번거롭고 속도가 더딜 수밖에 없습니다.

이런 절차들을 사람을 통하지 않고, 디지털로 대체할 수 있다면 어떨까요?

더 나은 화물운송을 도와주는 "디지털 포워딩 서비스 - 쉽다(ShipDa)"가 어떻게 서비스에 내재하였는지 금번 콘텐츠를 통해 살펴보겠습니다.

[기존 포워더와의 거래 시 불편한 점 1. 이메일로 받는 비용 정산서]

화물을 수입 운송하는 과정에서 발생한 비용들은 "이메일"을 통해 비용 정산서와 함께 청구됩니다. 비용을 납부하기 위해 메일로 받은 정산서를 확인한 후 비용을 송금하는 방식으로 업무를 수행해 왔습니다. 그러나 여러 업무 메일이 쌓이게 되면 못 보고 놓쳐 제때 비용 송금을 하지 못하는 경우도 있습니다. 메일함을 확인하지 못한 이유 하나만으로 운송이 늦어지고 거래처와의 신뢰도 또한 저하되는 상황이 발생하죠.

[기존 포워더와의 거래 시 불편한 점 2. 정산서 검증의 불편함]

화물운송 마다 발생하는 비용에 대한 정산서가 청구됩니다. 비용들이 정확히 청구되었는지 검증하기 위해서는 화물정보와 인코텀즈 조건을 파악해야 합니다. 이를 위해 B/L에 명시된 화물정보와 정산서 정보를 비교해 보며 비용 항목과 요율을 확인하죠. 이 검증을 위해서는 따로 운송정보들을 기록해 놓지 않는 이상 매번 무역서류들을 꺼내어 확인해야 하므로 많은 번거로움이 존재했습니다.

[기존 포워더와의 거래 시 불편한 점 3. 입금 및 계산서 발행 여부 확인의 어려움]

수입 운송 과정에서 터미널, 창고 등을 거쳐 가며 발생하는 수많은 비용들은 포워더들을 통해 청구가 됩니다. 청구된 이 비용들을 납부해야만 화물을 반출할 수 있다 보니 빠르게 입금하는 편인데요. 정상적으로 입금이 잘 되었는지 즉각적으로 확인하기 위해서는 직접 유선을 통해서만 가능합니다. 또한 계산서 발행 여부를 파악하기 위해서도 동일하게 유선을 통해 확인하고 있습니다. 이처럼 매번 확인을 위한 커뮤니케이션을 반복하다 보니, 이를 자동으로 관리하는 방법은 없을까 하는 아쉬움이 있었습니다.

[해결 1. 쉽다의 정산서 관리 기능]

더 이상 수많은 업무로 쌓여가는 메일함을 통해 정산서를 전달받지 않아도 됩니다. 쉽다(ShipDa)에서는 "마이페이지-정산관리" 페이지를 통해 쉽고 빠르게 비용 정산서를 조회할 수 있도록 도와드립니다.

의뢰번호, B/L 번호 등 검색 기능이 있어 찾고자 하는 정산서의 금액과 상세 내용을 확인할 수 있습니다. 또한 정산서 발행일별로 조회도 가능하므로 놓치지 않고 확인할 수 있습니다.

[해결 2. 간편한 비용 검증]

청구서를 검증하기 위해 매번 서류를 꺼내어 확인하지 않아도 됩니다. "정산관리" 페이지에서는 정산서와 함께 쉽다(ShipDa)에 등록된 운송 정보들이 연동되어 있어 검증에 필요한 화물정보, 인코텀즈 조건 등을 빠르게 확인할 수 있도록 도와드립니다. 여러 서류를 펼치지 않아도 한 페이지 내에서 파악할 수 있어 비용을 검증하는 데에 용이합니다.

[해결 3. 유선 없이도 확인가능한 입금 및 세금계산서 발행 여부]

매번 비용을 납부한 후 입금확인이 되었는지, 계산서의 발행은 어떻게 진행되고 있는지 확인하는데에 많은 시간을 쏟았습니다. 쉽다(ShipDa)와 함께 한다면 더욱 간편해집니다. "정산관리" 페이지에서는 입금 여부, 세금계산서 발행 여부에 대한 정보를 즉각적으로 확인할 수 있어 가시적으로 관리가 가능합니다. 이는 포워더와 비용 이슈로 매번 정합성을 검증하는 과정을 겪지 않고도 비용 처리 현황을 파악할 수 있죠. 현재는 관리자를 통해 현황 반영이 이루어지고 있지만 실시간으로 입금 여부가 반영되도록 서비스를 제공할 예정입니다.