물류 협업, 더 간편하게
쉽다 팀 기능으로 수출입 담당자 및 이해관계자들과 현황을 한눈에!
안녕하세요, 디지털 포워딩 ‘쉽다’입니다.
💡 왜 팀 기능이 필요했을까요?
수출입 업무는 다양한 부서와 외부 파트너가 함께 움직여야 완성됩니다.
포워딩 담당자, 발주팀, 생산팀, 해외 지사, 심지어 클라이언트까지—
하나의 운송 건을 완수하기 위해 여러 사람이 동시에 움직여야 하죠.
하지만 현실은,
발주팀에서 출고 요청을 완료했지만, 운송팀은 이를 제때 인지하지 못하거나
수입통관이 끝났지만, 이후 상품을 활용해야 하는 생산팀은 도착 여부를 확인하지 못하거나
해외 지사나 바이어가 "지금 어디쯤 왔나요?"라고 계속 문의하지만, 담당자가 일일이 대응하기 어렵거나
담당자가 변경되며 이전 커뮤니케이션 내용이 단절돼, 같은 작업을 반복하게 되거나
작은 정보 누락 하나가 전체 일정에 영향을 미치는 상황, 한 번쯤 경험해보셨을 겁니다.
쉽다는 고민했습니다.
“이 많은 사람들이 하나의 흐름 안에서 같은 정보를 보면 얼마나 간편해질까?”
“담당자 간 따로 연락하지 않아도, 필요한 정보만 정확하게 공유되면 얼마나 빠를까?”
그 고민의 해답이 바로 ‘팀 기능’입니다.
👥 쉽다 팀 기능이란?
쉽다 팀 기능은 수출입 업무의 모든 관계자들이 하나의 팀에서 협업할 수 있도록 돕는 기능입니다. 수출입 건별 현황을 한 화면에서 확인하고, 각 담당자의 이력이 자동 기록됩니다.
📌 기능 요약
실시간 공유: 진행 상황을 별도 커뮤니케이션 없이 발주/운송현황을 한 눈에 확인
히스토리 추적: 누가 어떤 액션을 했는지 자동 기록
무제한 초대/생성: 팀 수 제한 없이 만들고 누구나 초대 가능
※ 쉽다에 가입하면 기본적으로 개인 계정으로 시작되며,
필요에 따라 원하는 만큼 팀을 만들고 초대할 수 있습니다.
1️⃣ 같은 회사, 다른 공간에서 벌어진 엇갈림
발주팀과 물류팀이 연결되다
A사는 중국에서 생활용품을 수입해 유통하는 기업입니다.
서울 본사에 있는 발주팀은 제품을 주문하고 수입 일정을 관리하고,
인천 물류센터의 물류팀은 도착한 제품의 통관, 반입, 입고를 담당하죠.
두 팀은 서로 다른 지역에 떨어져 있지만,
하나의 수입 건을 함께 완성해나가야 합니다.
하지만 현실은 생각보다 복잡했습니다.
📧 발주팀은 수입 건을 메일과 엑셀로 정리하고,
📞 물류팀에 입고 현황을 물어보려면 메신저나 전화가 필요했습니다.
담당자가 바뀌거나 자리에 없으면?
“이건 누가 맡은 건가요?”, “지금 통관은 끝난 건가요?”
이런 질문이 반복되곤 했습니다.
그래서 A사는 쉽다의 팀 기능을 도입했습니다.
‘중국 수입 전용 팀’을 만들고, 발주팀과 물류팀을 같은 화면 안에 묶었죠.
이제 발주팀이 쉽다에 건별 수입 정보를 등록하면,
물류팀은 별도 전달 없이 실시간으로 해당 건을 확인할 수 있습니다.
📚 히스토리도 자동으로 기록되니
“누가 언제 뭘 했는지” 따로 물어보지 않아도 되고,
담당자가 바뀌어도 업무는 끊기지 않습니다.
서로 다른 공간에서 일하지만,
이제는 같은 화면을 보고 일합니다.
2️⃣ 매번 물어봐야 했던 미국 지사
지금 어디쯤 왔나요?를 더 이상 듣지 않게 되다
IT 기기를 수출하는 B사에게는 익숙한 루틴이 있었습니다.
한국 본사에서 제품을 출고하면, 미국 지사에서 수입을 관리하죠.
문제는, 제품이 떠난 후였습니다.
📩 “지금 어디쯤 오고 있어요?”
📩 “바이어가 도착 예정일 물어보는데요.”
📩 “통관 끝났나요?”
미국 지사는 본사에 매번 이런 메시지를 보냈고,
한국 본사 담당자는 바쁘게 각 시스템을 확인해
일일이 메일로 회신하곤 했습니다.
⏱ 반복되는 질의응답.
시간도 들고, 중요한 일정이 누락되는 경우도 생겼습니다.
그래서 B사는 쉽다 팀 기능으로 ‘미국 수출 팀’을 구성하고,
지사 담당자를 팀에 초대했습니다.
이제 지사는 쉽다 화면에서 직접 선적, 운송, 도착 현황을 확인할 수 있습니다.
📈 바이어 응대 속도는 훨씬 빨라졌고,
📉 본사 담당자의 피로도는 현저히 줄었습니다.
같은 팀이 되자, 말하지 않아도 통하는 정보가 생겼습니다.
🌐 참고로, 미국 지사처럼 언어 장벽이 있는 경우엔?
B사처럼 해외 지사 또는 바이어와 협업할 때,
언어가 다르다는 이유로 시스템 공유에 망설였던 경험, 있으셨을 겁니다.
쉽다는 그런 장벽도 허물고 있습니다.
영문 화면 및 다국어 대응이 가능해
영어 사용자도 별도 안내 없이 쉽다 시스템을 이해하고 사용할 수 있습니다.
💬 실제 미국, 일본, 베트남 지사와 협업 중인 고객 사례도 있습니다.
👉 자세한 내용은 아래 블로그에서 확인하실 수 있어요:
🔗 다국어 지원 기능 자세히 보기
3️⃣ 공장은 출하했고, 본사는 몰랐다
수입 타이밍이 정확해지다
건강기능식품을 수입하는 D사는
미국에 있는 OEM 공장에서 제품을 만들고 있습니다.
본사 발주팀은 발주를 보내고,
물류팀은 도착한 제품을 수입해 들여옵니다.
하지만 생각보다 출하 타이밍을 알기가 어려웠습니다.
📦 공장에서 출하가 끝났는데, 본사는 아직 몰랐고
📎 인보이스와 패킹리스트도 나중에 메일로 전송돼
통관 준비가 지연되기 일쑤였죠.
그래서 D사는 쉽다에서 ‘미국 생산공장 협업 팀’을 만들고,
공장 담당자를 초대했습니다.
이제 공장은 발주 정보를 쉽다에서 바로 확인하고,
출하 일정이나 필요한 서류도 시스템 내에서 바로 업로드할 수 있게 됐습니다.
물류팀은 별도 요청 없이도 모든 상황을 파악하고,
수입 일정을 훨씬 더 예측 가능하게 운영할 수 있게 되었죠.
공장과 본사가 처음으로 ‘하나의 리듬’으로 움직이기 시작한 순간이었습니다.
✅ 이렇게 활용해보세요
프로젝트별 팀을 구성해 히스토리를 남기고 업무 책임을 명확하게
해외 지사, 외주 공장, 고객사 등 외부 이해관계자와 실시간 협업
수출입 업무 흐름을 ‘한 화면’으로 정리하여 커뮤니케이션 비용 절감
쉽다는 수출입 업무가 더 쉽고 투명해지도록,
앞으로도 협업 환경을 지속적으로 발전시켜나가겠습니다.
🤖 그리고, 곧 선보일 기능
지금까지는 발주서, 인보이스, 송금 내역 등을
수기로 등록하거나, 엑셀로 정리해야 했지만—
쉽다는 이 과정을 AI로 더 간단하게 바꾸고 있습니다.
📄 문서를 업로드하면
🤖 AI가 필요한 정보를 자동으로 추출해
🧾 발주 및 대금 결제 내역을 자동으로 정리합니다.
협업을 넘어서, 이제는 문서 기반 업무도 자동화되는 시대.
쉽다가 그 시작을 함께 준비하고 있습니다.
감사합니다.
디지털 포워딩 쉽다 드림.
