발주서 PO 관리 - 전직 구매담당자가 말하는 디지털 포워딩 쉽다의 장점

PO 발주서 기반으로 수입 현황을 관리하고 파악할 수 있다면 어떨까요. 디지털 포워딩 쉽다에서는 PO번호를 기준으로 더 쉽게 운송 및 수입 총 원가 관리가 가능합니다.

Sep 05, 2023

발주서 PO 관리 - 전직 구매담당자가 말하는 디지털 포워딩 쉽다의 장점

Contents

PO(Purchase Order)란?수출자-수입자 간 매매계약서를 일컫고, 구매한 상품의 주문수량/상품대금에 대한 정보가 기재되어 있는 무역 서류 PO기반으로 수입 현황을 관리하고 파악할 수 있다면 어떨까요? PO번호로 운송 및 원가현황을 관리하는 시스템이 있으면 좋겠어요.[기존 포워더와의 거래 시 불편한 점 1] 매 운송 건마다 지역/화물 정보를 공유해야 하는 의뢰 프로세스 [기존 포워더와의 거래 시 불편한 점 2] 원가/운송관리를 위한 불필요한 리소스 낭비 [기존 포워더와의 거래 시 불편한 점 3] 분할 선적인 경우, 관리에 대한 추가적인 공수 소요 [해결책 1. 발주서 기반의 간단한 운송의뢰][해결책 2. 클릭 한 번에 조회 가능한 최종원가][해결책 3. PO기준으로 관리 가능한 운송내역][해결책 4. 체계적으로 관리되는 분할 선적]

쉽다(ShipDa)에 합류하기 전 구매팀 근무하던 당시, 물품을 수입할 때에는 PO를 기반으로 수입 현황을 관리했었습니다.

PO(Purchase Order)란?

수출자-수입자 간 매매계약서를 일컫고, 구매한 상품의 주문수량/상품대금에 대한 정보가 기재되어 있는 무역 서류

수입자 입장에서 PO에 기재된 기본적인 물품 정보를 기준으로 관리하는 것이 가시적으로 수입 현황을 파악할 수 있기 때문이죠. 그러나 현존하는 포워더들은 출도착지, 컨테이너 수, 부피, 중량과 같은 화물정보가 담긴 BL(AWB)을 기준으로 수입 현황을 안내하고 있습니다. 즉, 각 주체 별 관리기준이 다름에 따라 불필요한 소통이 늘어나는 것이죠.

이에 따라 수입자가 물품의 진행현황을 파악하기 위해서는 BL(AWB)번호로 포워더의 언어로 소통해야 했죠. 업무를 관리하는 기준이 다르다는 점이 수입자-포워더 간 소통을 어렵게 만들었습니다. 고객은 분명 "수입자"인 나인데, 왜 업무를 수행하는 "포워더"의 기준에 맞출 수밖에 없는지 구조적인 문제에 대해 의아함이 남았었습니다.

PO기반으로 수입 현황을 관리하고 파악할 수 있다면 어떨까요? PO번호로 운송 및 원가현황을 관리하는 시스템이 있으면 좋겠어요.

업무적으로 소통하기 위해 매번 다른 언어로 소통해야 했던 어려움을 더 이상 겪지 않을 수 있겠죠. PO기반으로 수입 관리가 가능한 "디지털 포워딩 서비스 - 쉽다(ShipDa)"가 이를 어떻게 디지털로 해결했는지 살펴 보겠습니다.

[기존 포워더와의 거래 시 불편한 점 1] 매 운송 건마다 지역/화물 정보를 공유해야 하는 의뢰 프로세스

화물 운송을 의뢰하기 위해서는 일반적으로 포워더에게 상품정보 외 지역/화물 정보들을 공유해야 합니다. 그래야 포워더가 정확한 물류비를 산출할 수 있기 때문인데요. 따라서 어쩔 수 없이 수입기업 입장에서는 포워더들이 요구하는 많은 정보를 전달하기 위해 자원 투입할 수 밖에 없습니다.

[기존 포워더와의 거래 시 불편한 점 2] 원가/운송관리를 위한 불필요한 리소스 낭비

규모가 있는 무역회사의 경우, 발주 단위인 PO를 기준으로 수입 현황을 관리합니다. PO에서 확인할 수 있는 "상품 대금" 이외, 최종원가에 포함되는 "물류비/관부가세"를 파악한 뒤 이를 합산하는 과정이 수반되는데요. 이러한 비용을 확인하기 위해 "물류비"는 운송을 진행한 포워더에게 문의하고, "관부가세"는 관세사에게 문의하여 엑셀로 취합하는 과정을 거칩니다. 이러한 과정에서 많은 시간이 할애되는 점이 큰 불편함이었습니다. 또한 PO 서류에 기재된 "PO 번호"를 기준으로 현황을 파악하고 싶은데요. 포워더들에게 PO 번호로 운송현황을 문의하면 답변을 받기 어렵습니다. 이들은 [1번 문제점]에 제기했던 "BL(AWB)" 단위로만 운송을 관리하기 때문이죠. 워낙 다수의 고객사를 상대하다 보니 수입자가 소통하는 언어로 관리하지 못한다는 점이 아쉬워, 이를 해결할 수는 없는 것인가에 대한 의구심이 남았습니다.

[기존 포워더와의 거래 시 불편한 점 3] 분할 선적인 경우, 관리에 대한 추가적인 공수 소요

일반적으로 1개의 PO에는 1개의 운송이 진행됩니다. 그러나 발주량이 많은 경우, 1개의 운송이 아닌 다수로 분할하여 운송선적을 진행할 수도 있는데요. 이러한 경우 [2번 문제점]에서 제기된 문제가 두 배, 세 배 증가하게 됩니다. 1개의 PO에서 N개의 "물류비, 관부가세"가 발생할 수 있다 보니 원가와 운송을 체계적으로 관리하기엔 사실상 한계점이 있었습니다.

[해결책 1. 발주서 기반의 간단한 운송의뢰]

쉽다(ShipDa)에서는 발주서를 등록하면 별도의 지역/화물 정보 없이도 운송 오더를 원클릭만으로 진행 가능합니다. 발주서 페이지에서 발주서 등록할 때, 상품명, 수출자 정보, 물품대금과 같은 간단한 정보를 입력만 하면 됩니다. 여러 정보를 하나하나 입력하지 않더라도 빠르게 운송 의뢰가 가능하죠.

등록이 완료된 발주서를 선택한 뒤, 운송의뢰 버튼만 누르면 오더 끝. 수출자로부터 확인된 운송정보를 기반으로 지역/화물 정보가 자동 업데이트 됩니다.

[해결책 2. 클릭 한 번에 조회 가능한 최종원가]

PO별 최종원가를 계산하기 위해 각 비용의 금액을 합산하는 과정을 거치지 않아도 됩니다. 운송이 진행되면 상품대금을 포함한 총 원가가 자동 업데이트 되는 시스템이 구축되어 있습니다. 발주서 페이지에서 최종원가를 확인하고자 하는 오더를 선택 시, 해당 PO의 하단에서 발생된 상품대금, 운송비 및 부대비용, 관부가세 등이 합산된 총 비용을 확인 가능합니다. 별도 엑셀 시트로 취합하지 않고도 한 눈에 원가를 파악할 수 있어 추가적인 관리를 위한 시간을 소요하지 않아도 된다는 장점이 있습니다. 화주(고객사)분들이 스마트하게 원가관리를 할 수 있도록 고려한 쉽다(ShipDa)의 세심함이 돋보이죠.

[해결책 3. PO기준으로 관리 가능한 운송내역]

PO와 BL(AWB)을 직접 매칭하려 하지 않아도, PO를 기준으로 진행된 운송현황을 파악할 수 있습니다. 기존의 포워더에게 운송현황에 대한 문의를 남기기 위해서는 PO 번호가 아닌 BL(AWB)번호를 파악하고 있어야만 했는데요. 쉽다(ShipDa)에서는 발주서 페이지에서 조회하고자 하는 PO를 클릭하면 해당 PO에서 발생된 운송 건의 현황을 파악할 수 있습니다. 각 BL(AWB) 정보로 소통하는 포워더 관점이 아닌 수입자인 화주(고객사)분들의 관점으로 진행 현황을 파악할 수 있어 더 쉬운 수입 업무가 가능하죠.

[해결책 4. 체계적으로 관리되는 분할 선적]

분할선적이 이뤄졌을 때 PO와 각 BL들을 매칭하는데 어려움이 존재합니다. 발주서 페이지에서 조회되는 PO의 운송내역조회를 클릭했을 때, 하나의 PO 내 진행된 여러 운송 건이 그룹화 되어 있어 한눈에 파악할 수 있죠.

발주서의 잔여 물량여부도 파악할 수 있어 미진행된 운송 건을 놓치지 않도록 도와드립니다. 또한 여러 개의 분할선적이 진행되더라도 발생된 상품대금, 운송비 및 부대비용, 관부가세를 합친 PO의 최종원가를 쉽게 파악할 수 있습니다.

발주서 기반으로 관리하고 싶지만 헷갈리고 복잡해서 진행하지 못했던 분들, PO별 발생되는 여러 분할 선적 건과 발생된 비용들을 한눈에 쉽게 관리하고 싶은 분들은 쉽다(ShipDa)에 방문해 보시고 이용해 보세요. 디지털 수입물류 포워딩 서비스 - 쉽다(ShipDa)만이 가능합니다.

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