발주서 PO 기반으로 해상, 항공운송 의뢰 및 현황 쉽게 관리하는 방법

운송의뢰 이후 화물현황 및 원가 내역을 PO(발주서) 기준으로 통합 관리할 수 있다는 것이 가장 큰 장점입니다.
Aug 24, 2023
발주서 PO 기반으로 해상, 항공운송 의뢰 및 현황 쉽게 관리하는 방법
안녕하세요, 디지털 포워딩 '쉽다(ShipDa)'입니다. 무역에 대한 관심이 더 커지는 요즘이죠. 많은 사업자 분들이 해외상품을 직소싱 하시는데요. 이때 거래처인 “수출자”와 구매 수량, 금액 등이 협의가 되면 "Purchase Order(발주서, 줄여서 “PO”)"라는 서류를 작성하여 전달합니다. 이후 대금결제까지 진행되면 실제 생산이 시작되는데요.

Purchase Order란?

물품을 구매하고자 주문내용을 작성하는 문서. 공급자에게 구입의사를 표현하기 위해 발송하는 문서를 뜻함
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생산된 상품을 수입하기 위해 쉽다와 같은 "포워더(Forwarder)"에게 운송을 위탁해야 합니다. 이때 PO(발주서)에 이미 운송에 필요한 정보들이 담겨 있음에도 불구하고, "포워더"에게 모든 내용을 일일이 안내해야 견적확이 및 운송의뢰가 가능합니다. 이런 부분들이 많은 수입자 분들을 피로하게 합니다.
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국내 디지털 포워딩을 리딩하고 있는 '쉽다(ShipDa)'에서 이러한 불편함을 IT 기술로 제거하고자, "PO(발주서)” 기반 쉬운 운송 오더를 진행 및 관리할 수 있는 기능"을 출시했습니다. 함께 알아보도록 할까요?
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1. 홈페이지에 접속 후 회원가입 및 로그인을 진행합니다.

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2. 우상단 프로필을 클릭해 [마이페이지]에 접속합니다. 이후 탭에서 '발주관리 - 발주서'를 찾아 클릭합니다.

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3. 탭 내 페이지에서 "발주서 등록" 버튼을 찾아 클릭합니다.

아래 이미지처럼 “발주서”에 입력해야 할 정보값을 채워주시면 되는데요. 이때 필수 입력해야 할 정보는 "상품명 / 수출자 정보 / 상품 구매금액(인보이스금액) / PO번호"이며, "PO서류"는 선택적으로 업로드하시면 되겠습니다.
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등록완료하면 아래 이미지처럼 테이블이 만들어 지게 됩니다. 운송의뢰 하고 싶은 테이블을 클릭한 다음 우상단 "운송의뢰"만 누르면 끝입니다.
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타 포워더에게 운송 의뢰 시에는 "지역 / 화물"에 대한 정보를 구체적으로 알려줘야 하는데요. 디지털 포워딩 쉽다에서는 "지역/화물" 정보입력 없이 더 쉬운 운송오더가 가능합니다. 운송 오더만 쉬운 것이 아닙니다. 모든 운송 건을 “PO(발주서)” 기준으로 관리할 수 있다는 것이 가장 큰 장점입니다.

4. 발주 내용이 확인되면 운송 정보 및 원가가 자동 업데이트 됩니다.

일반적으로 수입하시는 분들은 “PO(발주서)”에 담긴 “PO 번호”를 기반으로 운송 및 원가를 관리합니다. 아래 이미지처럼 말이죠. 상품을 구매한 금액 뿐만 아니라, 운송비 + 관부가세 등을 종합적으로 관리해야만 정확한 원가가 산정되기 때문인데요. 또한 해당 엑셀파일을 기반으로 Daily 운송현황을 파악합니다.
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다만 관리하는 발주서가 1개라면 운송비나 기타 비용들을 직접 입력하는 것이 어렵지 않겠지만, 발주가 잦은 기업에서는 N개의 발주 건에 대한 관리가 필요하기 때문에, 발주 건마다 PO번호를 기반으로 관리를 합니다.
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기존 아날로그 포워더들과 협업했을 때의 아쉬운 점은, 시스템으로 서비스가 운영되는 것이 아니기 때문에 피치 못하게 PO(발주서)가 아닌, BL(AWB)이란 "운송장"을 기반으로 업무를 소통할 수 밖에 없는 한계가 존재합니다. 쉽다에서는 그럴 필요가 없습니다. PO를 중심으로 운송현황과 원가내역을 실시간으로 관리할 수 있습니다.

5. 운송내역조회를 클릭하시면, 해당 PO의 운송 현황을 확인하실 수 있습니다.

현재에는 1개의 PO에 1개의 BL(AWB)로, 1회 운송을 기준으로 관리가 되고 있는데요. 경우에 따라 발주량이 많은 경우, PO 1개에 다수의 BL(AWB)가 생길 수 있습니다. 이를 수기로 관리한다면 정말 많은 리소스가 발생하겠죠? 쉽다는 이를 기술로 해결합니다.
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한 번 더 클릭하면 운송 상세로 접속되고, 현재 내 화물을 적재한 "선박"의 위치를 실시간으로 확인하실 수 있습니다. 해당 선박 위치는 AIS(위치정보기반) 시스템과 해운사와의 연동을 혼합하여 만든 쉽다만의 기술이구요. 이 외에도 원하시는 최종도착지까지 운송함에 있어 모든 운송 / 통관 현황을 타임라인 형태로 가시성을 확보할 수 있습니다.
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홈페이지 접속을 하지 않더라도 내용을 즉시 파악할 수 있게 "알람(이메일/카카오톡)"을 보내드리고 있습니다. (*상태 별 ON/OFF가 가능하며, 꼭 필요한 알람 내역만 선택하여 받아보실 수 있습니다.) 현재 출항 완료된 이후부터 가시성을 확보하실 수 있는데요.
23년도 3분기엔 "해외 현지"에서 화물이 어떻게 운송되고 있는지를 "가시적"으로 확인할 수 있는 IT 기능이 추가됩니다. 예를 들어, 컨테이너가 수출지 터미널에 반입은 되었는지, 출항 이전 선박에 실제 선적은 되었는지와 같은 것들 말이죠. 불필요하게 “포워더” 담당자와 추가 커뮤니케이션을 하실 필요가 없어지는거죠.
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쉽다는 물류비 외 서비스 이용료를 별도 납부해야 하나요?

"그렇지 않습니다. 쉽다는 포워딩 업계를 디지털라이징 하고 있는 실제 "운송주선인"입니다. 저희가 청구하는 비용은 오직 "물류비"에 국한됩니다. 서비스를 이용하시면서 납부하시는 금액은 별도 없다는 점, 꼭 기억해 주세요. 위 컨텐츠는 "쉽다(ShipDa)" 유튜브 채널 영상 내용을 발췌해 제작된 컨텐츠입니다. 영상으로 확인하고 싶으신 분들은 아래 동영상을 참조하세요:)
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